Что из себя представляет идентификатор электронного документа

Идентификаторы

(сокращенная версия моей статьи «Идентификаторы: все ли их надо относить к объектам интеллектуальной собственности?», опубликованная в журнале «Хозяйство и право» № 2/2015).

Закон.Ру – официально зарегистрированное СМИ. Ссылка на настоящую статью будет выглядеть следующим образом: Рожкова М.А. Идентификаторы [Электронный ресурс] // Закон.ру. 2017. 18 января. URL: https://zakon.ru/blog/2017/01/18/identifikatory

Идентификаторы (англ. identifier – опознаватель, указатель), используемые в отечественной практике, можно разделить на две группы – уникальные и родовые. Причем и уникальные, и родовые идентификаторы могут входить в систему кодирования (с последовательным использованием букв, цифр, слов и (или) символов), где каждый код содержит определенные данные о субъекте или объекте, либо назначаться произвольно – и тогда идентификатор не несет в себе никаких данных. В большинстве случаев идентификатор, входящий в систему кодирования, имеет наименование «номер» (код), «идентификационный номер» (ID code) и т.п.

К уникальным относятся те идентификаторы, которые позволяют установить, выявить, опознать конкретного субъекта или конкретный объект, в частности:
– средства индивидуализации субъектов права – это, прежде всего, имя и фамилия физического лица и фирменное наименование организации [причем к средствам индивидуализации относятся также и уменьшительно-ласкательное имя, прозвище человека и сокращенное фирменное наименование (либо фирменное наименование того же юридического лица на иностранном языке)], даты рождения, брака, смерти;
– номер паспорта (документа, его заменяющего);
– идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) – уникальный цифровой код, который позволяет учитывать налогоплательщиков;
– номер социального страхования – уникальный персональный номер, который используется в системе обеспечения поддержки престарелых и нетрудоспособных;
– кадастровые номера земельного участка, дома, жилого помещения в многоквартирном доме;
– регистрационный номерной знак транспортного средства – знак, используемый для учета автотранспортных средств;
– номер автомобильного мотора, номер кузова автомобиля;
– международный стандартный номер книги (ISBN);
– уникальные признаки, индивидуализирующие родовые вещи (например, дарственная надпись и автограф автора на экземпляре своей книги), которые «переводят» этот экземпляр – родовую вещь – в разряд уникальных.

Приведенный список, бесспорно, не является закрытым и может быть продолжен, но важно заметить, что уникальные идентификаторы не входят в круг объектов гражданских прав и, следовательно, однозначно их нельзя отнести к объектам интеллектуальной собственности.

К родовым можно причислить те идентификаторы, которые выделяют среди аналогичных товары конкретного производителя или продавца либо работы или услуги конкретного исполнителя, то есть прибавляют к характеристике родовых вещей (являющихся объектами гражданских прав) еще одну дополнительную общую черту. К таким идентификаторам можно отнести, в частности:
– товарные знаки, знаки обслуживания, коммерческие обозначения, наименования мест происхождения товаров (маркетинговые обозначения);
– универсальный штрих-код (barcode), позволяющий идентифицировать продукцию и страну-производителя;
– указание места производства/происхождения продукции;
– разрешения и лицензии (например, лицензия на право розничной продажи алкогольной продукции);
– клейма (так, продажа ювелирных изделий допускается только при наличии клейма изготовителя, включающего цифры (год выпуска) и букву (условное обозначение изготовителя));
– акцизные марки как разновидность фискальных марок, призванные подтверждать не только уплату акцизного сбора на алкогольную и табачную продукцию, но качество и подлинность приобретаемого товара;
– знаки сертификации (в том числе добровольной), которые подтверждают соответствие качества продукции (товаров, работ) установленным требованиям (нормам, стандартам, правилам);
– знаки правовой охраны интеллектуальной собственности (например, © или ) или указание номера патента, воспроизведенных в продукции;
– обозначение полученных наград и дипломов (например, медалей и дипломов по итогам конкурса «Лучший продукт года»).

Как и в случае уникальных идентификаторов, представленный список, конечно, не является исчерпывающим. При этом очевидны различная правовая природа, назначение и правовой режим названных родовых идентификаторов, а также то, что далеко не все из них подпадают под понятие объекта прав и допускают передачу (переход) от одного лица к другому.

Рассмотренные идентификаторы выделяют субъектов и объекты в реальности.

Но на сегодняшний день и в виртуальном мире идентификаторы находят широкое применение. При этом виртуальные идентификаторы, в отличие от реальных идентификаторов (уникальных и родовых), имеют целью решение технических задач и используются в системах обработки информации. Из наиболее известных виртуальных идентификаторов могут быть, в частности, упомянуты:
– e-mail (сокращение от англ. electronic mail) – уникальный электронный адрес, предназначенный для пользователей независимой службы отправки электронной почты;
– ник (от англ. nickname – первоначально «кличка, прозвище», от среднеанглийского “an eke name” – «другое имя», перешедшее в одинаково звучащее “a nick name”) – псевдоним (сетевое имя), употребляемый пользователем в блогах, форумах, чатах в сети Интернет;
– IP-адрес (сокращение от англ. Internet Protocol Address) – уникальный цифровой код, присваиваемый каждому из сетевых устройств;
– доменное имя (англ. Domain Name) – буквенно-цифровое обозначение пути к конкретному информационному ресурсу в сети Интернет.

Очевидно, что виртуальные идентификаторы, которые представляют собой средства решения технических задач, нельзя отнести к объектам прав. Но при этом нельзя не замечать, что виртуальный идентификатор стал, по сути, выполнять функцию реального родового идентификатора, что позволяет говорить об экономической ценности прав на него, но не дает оснований причислять его к объектам интеллектуальной собственности.

Электронный документ и сканы: в чем разница для налоговиков

Давайте разбираться, есть ли разница для инспекторов между электронным документом и электронным образом документа.

Как ни странно, но иногда происходит путаница в таких понятиях как «электронный документ» и «электронный образ» документа. Поэтому давайте более подробно остановиться на данном вопросе, возможно эта статья поможет кому-то избежать проблем при проверке.

Рассмотрим несколько ситуаций, с которыми столкнулись организации.

Ситуация 1. Между контрагентами заключено Соглашение об электронном документообороте

При этом одна из сторон (Поставщик) передает по каналам связи Покупателю документ, подписанный электронной цифровой подписью, в тексте которого стоит подпись должностного лица, сделанная от руки. У Покупателя возникают сомнения, а насколько такой документ соответствует понятию электронного документа? Могут ли у него при проверке возникнуть проблемы с подтверждением расходов, заявленных при определении налоговой базы по налогу на прибыль?

Откровенно говоря, сами налоговики пока не все понимают в ЭДО. Бухгалтеры тоже путаются. Давайте разбираться вместе. Мы подготовили тренинг «Электронная первичка: доверять, проверять, использовать». Это не просто семинар, это тренинг с глубоким погружением, взрывом сознания и счастливым концом. Интересный формат. Тренинг пройдет 20 февраля в Москве.

Сначала давайте разберемся, что же такое электронный документ, а для этого обратимся к нормам Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее Закон № 149-ФЗ).

Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Закона № 149-ФЗ).

При этом по мнению налоговиков, электронный документооборот — это последовательность транзакций по обмену документами между его участниками, обеспечивающую некоторый регламентированный процесс по обмену документами.

Статья 6 Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее Закон № 63-ФЗ) определяет условия, при выполнении которых электронные документы, подписанные электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. В частности согласно п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается документ, подписанный квалифицированной электронной подписью. Другими словами, электронный документ, подписанный должным образом — это оригинал документа, т.е. он всегда является первым экземпляром, это если проводить аналогию с бумажными документами.

Согласно Постановлению Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 № 100 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)», сканирование документа — это получение его электронного образа. Тогда как при электронном документообороте в электронном виде создаются не электронные копии бумажных документов (электронные образы), а именно оригиналы электронных документов.

Исходя из условий рассматриваемого вопроса между контрагентами заключено Соглашение об электронном документообороте. При этом одна из сторон (Поставщик) передает по каналам связи документ, подписанный электронной цифровой подписью, в тексте которого проставлена подпись должностного лица. Другими словами у Покупателя в наличии остается «скан» документа, его копия или электронный образ, заверенный цифровой подписью.

А достаточно ли будет этого для подтверждения расходов при исчислении налога на прибыль? Давайте разберемся.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях исчисления налога на прибыль налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

При этом, как указывают налоговики, копии документов (электронные образы) не являются оправдательными документами для целей налогового учета расходов. Так в Письме УФНС по г. Москве от 25.01.2008 № 20-12/05968 контролеры отмечают в частности, что сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли. Для целей налогового учета расходов организации необходимо иметь только оригиналы документов.

Учитывая вышеизложенное сканирование документа — это получение его электронного образа.

Тогда как при электронном документообороте в электронном виде создаются не электронные копии бумажных документов (электронные образы), а именно оригиналы электронных документов. Поэтому документ, подписанный электронной цифровой подписью, в тексте которого проставлена подпись должностного лица, не соответствует понятию электронного документа. При проверке у получающей стороны могут возникнуть проблемы с подтверждением расходов, поскольку сканированные копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания таковых в целях налогообложения прибыли. Для целей налогового учета расходов организации необходимо иметь только оригиналы документов.

Тренинг ведет Лапина О.Г. — к.э.н., советник государственной гражданской службы РФ II класса, автор книги-бестселлера «Годовой отчет: сдаем в срок и без ошибок с учетом практики налоговых проверок». Она обещает три ступени обучения на мероприятии:

1) понимание того, что такое электронная первичка;

2) знание нюансов передачи электронных документов в налоговую;

3) приобретение навыков чтения форматов и практическое ознакомление с возможностями использования скрытых (неявных) полезностей форматов, утвержденных ФНС России.

Ситуация 2: Оптовый поставщик, отпустив товар и подписав оригиналы отгрузочных документов, потом получает их назад от покупателя с его подписями

Поскольку подписанные покупателем оригиналы предоставляются по почте, то это происходит с некоторой задержкой. Иногда документы не возвращаются, при этом покупатель всегда в адрес поставщика направляет подписанные первичные документы в виде скан-образов. Может ли электронный скан-образ документа заменить его оригинал, подтверждающий отгрузку и оформленный на бумаге?

Как всегда обратимся к нормам законодательства. Прежде всего следует напомнить, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

Кроме того первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания.

Действия юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей должны совершаться в простой письменной форме (ст. 153 и ст. 161 ГК РФ).

При этом подлинником документа является первый или единичный его экземпляр, что следует из пункта 3.1 Национального стандарта Российской Федерации «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст).

Поэтому, в случае оформления документа на бумажном носителе с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции, такой экземпляр и является подлинником.

Замена подлинника документа его электронным скан-образом действующим законодательством не предусмотрена (Письмо ФНС России от 17.05.2016 N АС-4-15/8657@).

Поэтому электронный скан-образ документа не может заменить его оригинал, оформленный на бумаге. Однако, справедливости ради следует отметить, что для Поставщика отсутствие оригинала документа на поставку скорее всего не повлечет серьезных негативных последствий, если сделка по отгрузке товаров будет своевременно и в полном объеме отражена в учете.

Автор статьи — Елена Пшеничная, эксперт по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения ООО «ИК Ю-Софт»

Что из себя представляет идентификатор электронного документа

• 
• 
• 
• 
• 

В настоящее время в законодательстве Российской Федерации закреплено обязательное хранение многих документов в бумажном виде и установлены длительные сроки их хранения (до 75 лет). Это приводит к значительным затратам организаций. Так, например, затраты одного крупного банка на хранение бумажных документов могут составлять до 2,5 млрд. рублей в год.

О внесении изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и отдельные законодательные акты Российской Федерации» (в части регулирования вопросов конвертации электронных документов, их хранения, создания электронных и (или) материальных дубликатов документов) (далее – законопроект) разработан во исполнение пункта 1.2 паспорта федерального проекта «Нормативное регулирование цифровой среды» национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации».

Законопроектом планируется ввести базовое регулирование создания юридически значимых электронных дубликатов бумажных документов и создать правовые основы для долговременного хранения документов в электронном виде, что позволит бизнесу заменить бумажные оригиналы документов на их электронные дубликаты при сохранении их юридической значимости.

В частности, законопроект регулирует следующие вопросы:

1. Устанавливаются требования к процедуре создания электронных дубликатов бумажных документов при соблюдении которых дубликат документа будет юридически равнозначен исходному документу. Сохранение юридической значимости обеспечивается путем соблюдения совокупности следующих условий:

а) создание дубликата обладателем исходного документа (в отношении документа, который он единолично подписал) либо обладателями исходного документа совместно; лицом, имеющим лицензию, или иными лицами, предусмотренными федеральным законом; б) сохранение содержания и формы (визуального представления) исходного документа; в) подписание дубликата усиленной электронной подписью лица, позволяющей определить дату и время его подписания и др.;

2. Устанавливаются требования к процедуре конвертации электронных документов (перевод электронного документа из одного формата в другой), при соблюдении которых конвертированный документ будет юридически равнозначен исходному. Сохранение юридической значимости обеспечивается путем соблюдения совокупности следующих условий: а) конвертация проведена надлежащим лицом; б) в конвертированном документе сохранены в неизменном виде содержание и структура исходного документа; в) конвертированный документ подписан усиленной квалифицированной электронной подписью лица (лиц), проводящего (проводящих) конвертацию и др.;

3. Предусматривается возможность сокращения срока хранения:

• исходных бумажных документов при их «оцифровке» в соответствии с законопроектом;
• исходных электронных документов при их конвертации в соответствии с законопроектом.

При соблюдении установленных требований срок хранения исходных документов может быть сокращен до одного года, по прошествии которого исходный документ можно уничтожить и не нести затраты на его хранение (иные сроки могут быть предусмотрены федеральным законом, нормативным правовым актом Правительства Российской Федерации или нормативным актом Банка России).

Данная опция будет неприменима к следующим документам:

• документам, содержащих сведения, составляющие государственную тайну;
• документам Архивного фонда Российской Федерации;
• документам, удостоверяющих личность;
• иным документам, если запрет создания их электронных дубликатов предусмотрен федеральными законами

4. Устанавливаются условия для начала нового вида предпринимательской деятельности по юридически значимому хранению электронных документов (конвертации, созданию дубликатов): если компания не желает самостоятельно соблюдать требования к хранению электронных документов (конвертации, созданию дубликатов), она может обратиться к специальным организациям.

Такие организации по общему правилу будут подлежать лицензированию, кроме случаев, когда закон прямо наделяет такими полномочиями особых субъектов (например, сейчас отдельные права по юридически значимой конвертации есть у нотариусов).

13 мая 2021 г. законопроект одобрен Правительством Российской Федерации для внесения в Государственную Думу.

Цифровые документы в России

Содержание

Электронный паспорт гражданина России

Цифровые водительские права

Минцифры запустит выдачу электронных дубликатов документов в МФЦ

В конце мая 2021 года стало известно о планах Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ запустить запустить механизм получения гражданами и органами власти электронных дубликатов документов, созданных в центрах государственных услуг «Мои документы» (МФЦ) на основе бумажных документов.

Как сообщает «Интерфакс» со ссылкой на соответствующий проект постановления правительства, разработанный ведомством, электронный дубликат будет храниться в ИТ-системе МФЦ в течение трех лет с момента создания.

Предполагается, что при каждом обращении в МФЦ гражданам будут предлагать сделать электронные дубликаты документов с их отображением в личном кабинете пользователя на портале госуслуг. Это могут быть дубликаты паспортов, загранпаспортов, свидетельств ЗАГС, документов об образовании и др. Полный перечень документов планируется утвердить позднее (точные сроки к 31 мая 2021 года не указываются).

Механизм создания дубликатов планируется использовать как при личном посещении заявителями органов власти и МФЦ, так и через портал госуслуг.

В Минцифры рассказали агентству, что электронные дубликаты будут создаваться сотрудниками МФЦ только с согласия гражданина. Получить электронные дубликаты документов можно будет по серии/номеру паспорта или СНИЛС гражданина. Получение электронных дубликатов третьими лицами не допускается, подчеркнули в министерстве. [1]

Путин поручил провести эксперимент с цифровыми копиями документов

15 февраля 2021 года на сайте Кремля было опубликовано поручение президента России Владимира Путина о необходимости проведения эксперимента по использованию цифровых копий документов.

Уточняется, что прежде необходимо определить типы документов, которые могут участвовать в эксперименте, а также перечень случаев, в которых допустимо использование дубликатов (предполагается, что это будет паспорт гражданина РФ и водительские права). Кроме того, согласно поручению Путина, необходимо предусмотреть меры безопасности, в том числе по защите граждан от неправомерного использования таких электронных «бумаг».

Ответственным за выполнение поручения назначен премьер-министр Михаил Мишустин. Максимальный срок выполнения поручения — 1 декабря 2021 года.

В конце января 2021 года вопрос о введении электронных дубликатов документов начало прорабатывать МВД совместно с Минцифры. В приоритете рассматривается проект использования электронного свидетельства о регистрации транспортного средства. Если инициатива станет успешной, то ведомства начнут работать над введением в обиход электронных водительских прав.

В январе 2021 вице-премьер Дмитрий Чернышенко обратился в Владимиру Путину с просьбой поддержать инициативу о проведении эксперимента с электронными документами. Тогда он говорил о тестовом запуске мобильного приложения, содержащего цифровые двойники часто используемых документов. Как отметил вице-премьер, у граждан в этом случае появится возможность хранить в мобильном телефоне удостоверения личности, водительские права, справки о регистрации по месту жительства и другие документы. [2]

2020: Минцифры: Цифровые двойники документов россиян появятся в 2021 году

В начале ноября 2020 года Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ анонсировало появление в стране электронных дубликатов документов. Они, как ожидается, будут доступны в 2021 году, сообщил в ходе заседания комитета Совета Федерации по экономической политике глава Минцифры РФ Максут Шадаев.

По словам министра, опыт проверки сотрудниками МВД цифровых пропусков во время пандемии коронавируса COVID-19 показал, что «эта штука работает».

Он добавил, что по такому же принципу можно создать цифровые двойники таких документов, как водительское удостоверение, свидетельство о регистрации транспортного средства, охотничий билет и других.

В конце октября 2020 года Максут Шадаев призвал обеспечить россиян электронной подписью. По его словам, россиянам должны предоставить право совершать больше юридически значимых действий онлайн.

Также сообщалось о завершении работы над российским приложением «Мобильный идентификатор» для электронного паспорта. К началу ноября 2020 года оно проходит сертификацию. [3]

Как узнать идентификатор участнику ЭДО?

Видеоинструкция

Идентификатор участника ЭДО — это уникальный номер, который выдает оператор при регистрации участника в системе ЭДО. Он состоит из последовательности цифр и букв, например, 2AE11284CDD-D935-4603-881F-92DDB27D6BA0. По своей сути, идентификатор является «адресом» организации в системе обмена электронными документами и его может запросить контрагент или оператор для настройки роуминга. В этом случае идентификатор желательно передавать в редактируемом виде, т.е. скопировать код и вставить в ответ на запрос. Во многих системах идентификатор ЭДО отображается в карточке организации, где приводятся все ее реквизиты.

Как посмотреть идентификатор ЭДО в сервисе 1С-ЭДО

Пользователю 1С-ЭДО необходимо перейти в справочник «Организации». В представленном списке нужно выбрать свою организацию и нажать «ЭДО – Учетные записи».

В открывшемся окне будут показаны все учетные записи ЭДО выбранной организации.

Затем необходимо открыть интересующую учетную запись. На вкладке «Основное» представлены регистрационные данные организации. Идентификатор можно скопировать по соответствующей кнопке справа.

Примечание. При настройке обмена с контрагентом в 1С-ЭДО можно выбрать идентификатор контрагента из представленных в сервисе или указать его вручную, если необходимый идентификатор отсутствует в списке доступных. Настройка происходит согласно инструкции.

Следующая информация поможет пользователю и его контрагенту, если контрагент использует другое решение ЭДО и затрудняется с поиском идентификатора ЭДО.

Как найти идентификатор в системе Такском-Файлер

Идентификатор указан в разделе «Настройки – Идентификатор»

Как найти идентификатор в системе Астрал Онлайн

Идентификатор указывается в верхней части раздела «Личный кабинет – Моя организация»

Как найти идентификатор в системе СБИС ЭДО

В СБИС идентификатор ЭДО есть в Карточке организации: при наведении курсора на значок в виде галочки отобразится информация о регистрации организации в СБИС ЭДО. Идентификатор организации можно посмотреть в разделе «Конфигурация / Наша компания».

Как найти идентификатор ЭДО в системе Диадок

Просмотреть идентификатор можно в меню «Реквизиты и настройки — Реквизиты организации».