Требования к архивным помещениям ГОСТ

Пожарная безопасность в архивах, основные требования к помещениям и правила хранения документов

Архивы хранят большой объем ценной информации на материале с высоким показателем пожарной нагрузки — бумаге. Эти учреждения подлежат особой охране. Пожарной безопасности архивов уделяется повышенное внимание и разработан специальный комплекс мер предотвращения опасности.

Требования к архивным помещениям

Хранение архивов имеет специфические особенности. Помещения для этих материалов должны быть специально приспособлены. Их соответствие необходимым параметрам проверяют специалисты различных техслужб. Противостояние к возгораниям обеспечивается следующими мерами:

  • предельной огнестойкостью строительных конструкций;
  • оборудование системами отопления и вентиляции;
  • достаточной прочностью входной группы и запорных устройств;
  • средствами пожаротушения и охранной сигнализацией;
  • установкой герметичных штепсельных розеток.

В архивных помещениях предусматривается запасной выход, от остальных частей здания они отгораживаются противопожарной стеной. Электропроводка всегда скрытая с рубильником вне архивного помещения. Проведение газопровода и водопровода не допускается.

  • отделывать стены горючими материалами;
  • проводить ремонт без предварительных защитных мероприятий и специального разрешения;
  • разжигать огонь или использовать нагревательные приборы;
  • хранить легковоспламеняющиеся вещества.

Особые правила

В связи с особой ценностью фондов государственных и муниципальных архивов для них действуют Специальные правила пожарной безопасности. Они предписывают более строгие требования к техническому оснащению архивных сооружений:

  • к лестницам и выходам в здании должен обеспечиваться свободный проезд;
  • постоянная доступность подземных пожарных гидрантов;
  • круглосуточный дежурный пост у систем сигнализации;
  • постоянная исправность всех противопожарных средств.

Для деревянных конструкций обязательна пропитка огнезащитным составом с периодическим обновлением. Обработанные части проверяются не менее 2 раз в течение года. Дефекты перегородок различного характера заделываются защищающими от огня составами.

Правила хранения архивных документов

Комплекс мер пожарной безопасности в отношении архивных фондов включает в себя требования:

  • их рационального размещения;
  • обеспечение оптимального освещения;
  • контроль показателей влажности и температуры воздуха в помещении;
  • наличие охранной сигнализации.

Размещение стеллажей также подробно регламентировано. Используются металлические конструкции. Временные деревянные приспособления обрабатываются защитными составами. Они не должны касаться отопительных батарей и наружных стен. К стенам с окнами стеллажи размещаются на расстоянии минимум 75 см под прямым углом.

Расстояние до лампочек должно быть не менее 50 см, до пожарных извещателей – 60 см. Промежуток между соседними стеллажами 75 см, проходы среди рядов — 120 см. В помещении с фондами может устанавливаться вспомогательное металлическое оборудование – шкафы или боксы с перегородками.

Архивные работники проходят противопожарный инструктаж. Они должны уметь пользоваться огнетушителем, пожарным краном, понимать значение пожарных знаков, знать, где хранятся средства тушения возгораний.

Системы пожаротушения

Особая важность предотвращения возгораний в архиве связана с хранением бумажных носителей информации. Средства пожаротушения должны быть эффективны, безопасны для фондов, людей, экологии.

Независимо от размера помещения все архивы оснащаются автоматическими конструкциями пожаротушения. Вещество, используемое в них для тушения пламени, должно нейтрально действовать на бумагу и полимерные носители одновременно эффективно тушить огонь на плотных бумажных пачках документов.

В архивах не устанавливаются:

  • Водные конструкции, способствующие растворению красок, набуханию бумаги, проникновению разрушительных процессов глубоко внутрь пачек документов.
  • Порошковые установки с активными химическими веществами, разрушающими материалы.
  • Аэрозольные установки способны спровоцировать дополнительное возгорание.

Оптимальным решением считается газовая установка с азотом, аргоном, углекислым газом. Первые минуты использования не несут вреда человеку, поэтому срабатывают при нахождении в помещении работников. Преимущества газовых систем в компактности, простоте применения, безопасности для окружающей среды, эффективной борьбе с огнем и отсутствии вреда для хранящихся документов.

Оставьте свои контакты и мы свяжемся с вами в течение 5ти минут
Прием заявок ведется круглосуточно!

Порядок действий сотрудников при возгорании

Работники архивов дважды в год обучаются правильным действиям в экстренных ситуациях. При появлении огня в здании их действия расписаны инструкцией.

Прежде всего нельзя поддаваться панике. При срабатывании извещателей автоматической сигнализации работники последовательно выполняют следующие действия:

  • отключают электроснабжение;
  • начинают эвакуацию.

Обнаруживший возгорание сотрудник незамедлительно:

  • извещает о ситуации пожарную службу;
  • до прибытия пожарной команды использует огнетушители и иные имеющиеся средства борьбы с огнем;
  • при сильном огне срочно покидает помещение через эвакуационные проходы.

В обязанности руководителя входит:

  • организация немедленной эвакуации в соответствии с имеющимся планом;
  • обеспечивает беспрепятственный проезд к зданию пожарных расчетов;
  • до прибытия пожарных руководит ликвидацией пожара;
  • проверяет работу автоматических противопожарных систем;
  • организует эвакуацию особо ценных материалов;
  • контролирует безопасность работников, участвующих в тушении пожара;
  • оказывает содействие руководителю прибывшего на тушение возгорания специализированного подразделения.

Заключение

Комплексные меры позволяют минимизировать риски в обеспечении пожарной безопасности архивов. Но абсолютной панацеи не существует. Поэтому научно – экспериментальные разработки средств борьбы с огнем при пожарах вообще и в архивах в частности необходимы и актуальны.

Вам также может быть интересно:

Что такое несчастный случай? Наверное, много кто задумывался что это, как определить и тд.! Самым простым языком несчастным случаем на производстве считается временная потеря трудоспособности (больничный лист от 1 дня) либо смерть работника на рабочем месте.

Сигнальную разметку выполняют в виде чередующихся полос красного и белого, желтого и черного, зеленого и белого сигнальных и контрастных цветов.

Мы ответим на любой интересующий Вас вопрос

Требования к помещению архива. Основные правила работы архивов организаций

Архив может существовать в виде отдельного структурного подразделения той или иной организации либо быть составной частью службы делопроизводства. Это зависит от объема существующего документооборота.

Как его организовать

Создание архива любого предприятия или организации требует выполнения комплекса определенных мероприятий:

  1. Потребуется выбрать подходящее помещение хранилища для хранения документов и правильно его оборудовать.
  2. Следует позаботиться о создании таких условий, которые соответствовали бы нормативным.
  3. Необходимо оснастить его с технической точки зрения — приобрести и установить необходимое оборудование для архива.
  4. В хранилище обязана быть организована процедура по организации архивации всех необходимых документов.
  5. Должна быть разработана и утверждена нормативная база данного подразделения.

Выполнение этих мероприятий обеспечивает сохранность архивных документов и поддержание их в требуемом состоянии.

Кто такой архивариус

А какие же требования имеются к тем работникам, что будут заниматься организацией архива и дальнейшим хранением документов? Могут ли быть совмещены должности их хранителя и, к примеру, секретаря или делопроизводителя?

Архивариус — это специалист, в чьи задачи входит организация архивной деятельности. За сохранность вверенных ему документов он несет полную ответственность. Работа его невозможна без прохождения определённого инструктажа или даже (при необходимости) стажировки в учреждении Государственного архива.

Его функции могут быть переданы другому сотруднику, что является работой по совместительству. Как правило, обязанности архивариуса возлагаются на отдельного работника в том случае, когда объем сдаваемой на хранение документации достаточно велик. В крупных организациях штатным расписанием предусмотрена отдельная должность для этой цели. В этом же случае обычно составляется должностная инструкция с указанием видов работ, возлагаемых на архивариуса, а также его обязанностей и прав.

Главное — порядок

Дела в архив организации передаются согласно специально разработанному графику. Его составление должно быть согласовано с руководителями каждого из структурных подразделений, которым предстоит передавать документы, а также утверждено архивариусом. Так как рабочие документы в архиве не только хранятся, но и периодически используются, следует определить регламент их выдачи (в случае необходимости) согласно поданным заявкам сотрудников организации, а также сторонних заинтересованных лиц.

Выдача документов должна отмечаться в определённых книгах регистрации. Для оформления процесса существуют требования-заказы, акты на передачу дел для процедуры временного использования сторонним организациям (в числе прочих к ним могут относиться органы прокуратуры и суд). Выдаются документы на срок до одного месяца собственным сотрудникам и до трёх месяцев — представителям сторонних структур.

Основные правила работы архивов организаций

Действует архив, как и любое структурное подразделение, на основании специального Положения, утверждаемого руководством. Сотрудники его в своей работе придерживаются собственных должностных инструкций. В Положении, принятом на предприятии, устанавливаются основные правила работы архивов организаций (статус, функционал, мера прав и ответственности и состав необходимой документации). К основным его задачам относится:

  1. Укомплектовать архивохранилище документами, состав которых перечисляется в отдельном разделе данного Положения.
  2. Вести учет материалов и обеспечивать их сохранность.
  3. Разрабатывать к имеющимся документам научно-справочный аппарат.
  4. Позволять вести процедуру использования хранимого в архиве материала.

Если в организации имеются документы, которые могут относиться к Архивному фонду РФ, то подготовить и передать их для постоянного хранения в государственное хранилище входит в число внешних задач данного структурного подразделения.

Его функционал

Функции архива планомерно вытекают из поставленных перед ним задач. Основными из них являются следующие:

  1. Вести списки источников собственного комплектования, то есть организаций либо структурных подразделений.
  2. Принимать от них в упорядоченном виде документы на хранение.
  3. Учитывать принятые материалы и обеспечивать их полную сохранность.
  4. Формировать и поддерживать в работоспособном состоянии справочную систему, относящуюся к архивной документации.
  5. Вести обслуживание информационного характера руководства и всех структурных подразделений своей организации.
  6. Организовать выдачу и использование документации согласно запросам частных лиц и сторонних организаций, учитывать и анализировать процесс данного использования.
  7. Готовить выписки и официальные ответы на запросы граждан социально-правового характера.
  8. Проводить мероприятия по экспертизе ценности того или иного документа, организовывать процедуру передачи их с целью постоянного хранения в муниципальный либо государственный архив (в том случае, когда данная организация входит в число источников комплектования вышеуказанных архивов).
  9. Проверять правильность оформления и формирования архивных дел в источниках комплектования — как в собственных структурных подразделениях, так и в других организациях.
  10. Организовывать работу по ведению деловой номенклатуры предприятия.
  11. Оказывать практическую и методическую помощь по работе с документацией каждому структурному подразделению.
  12. Участвовать в процессе разработки архивного дела и документационного обеспечения управления.
  13. Принимать участие в мероприятиях, проводимых с целью повышения квалификации архивных работников и служащих на должностях, имеющих отношение к документационному обеспечению управления.
Читайте также  Пожарные щиты требования ГОСТ

Где его разместить

Рассмотрим теперь, какие же существуют требования к помещению архива. Самое главное из того, что необходимо учитывать, — размещать его ни в коем случае не допускается в строениях ветхого характера, постройках из дерева, зданиях, в которых могут оказаться сырыми не только основные помещения, но и чердаки с подвалами, а также в зданиях, имеющих печное отопление.

Если же строение в целом приспособлено к хранению бумажной документации, то под архив обязательно предназначается изолированное помещение.

Если ваша организация в ближайшее время планирует создать свой собственный архив, ниже вы имеете возможность ознакомиться со списком требований, которые необходимо учесть в процессе подготовки. Итак, каковы же основные требования к помещению архива, задача которого — бережно и надежно сохранять всю нужную документацию?

Список того, что обязано иметься в наличии

  1. Архивохранилище.
  2. Помещение, предназначенное под приём документов, их временное хранение, а также акклиматизацию.
  3. Помещение, в котором документы будут использоваться.
  4. Рабочая комната (или комнаты) для сотрудников.

Когда места не хватает.

В случае когда площадь помещения архива не дает возможности отведения под него нескольких комнат, выделенное единое пространство должно быть разбито на зоны, разделенные с помощью перегородок. Основное требование, которое обязано строго соблюдаться в данном случае — изолированные друг от друга места хранения документов и работы с ними.

Отдельное помещение либо специально построенное и приспособленное в качестве хранилища документов здание, используемое в качестве архива, обязано быть удалено от объектов, несущих опасность с точки зрения возможности пожара. В качестве примера таковых можно назвать автостоянки, бензоколонки или гаражи. В непосредственной близости к зданию либо помещению архива не должны находиться объекты, служащие источниками загрязнения воздуха.

В идеале архивы всегда должны располагаться в отдельном, предназначенном только для этого здании, построенном с соблюдением всех необходимых норм и правил. Но, к сожалению, реальность диктует свои условия, и в большинстве организаций документы хранятся в уже имеющемся помещении, переоборудованном и приспособленном для данных целей.

Что говорят правила

Познакомимся с нормативными требованиями к зданиям и помещениям архива. Они таковы:

  1. Здание, где предполагается располагать будущее хранилище, обязано относиться к числу административных. Категорически запрещается размещение архива там, где находятся службы общепита, пищевые склады, хранятся вещества из разряда пожароопасных и агрессивных, а также применяются соответствующие химические технологии.
  2. Исключается размещение его в неотапливаемом помещении и том, где не соблюдаются санитарно-гигиенические требования. О недопустимости ветхости архивного здания уже было сказано выше.
  3. Особенно важно соблюсти пожарные требования к помещению архива. Безопасность его на предмет возможного возгорания — одно из самых основных условий надежного хранения документации. В январе 2009 года Министерство культуры России своим приказом номер 3 утвердило ряд нормативных требований, изложенных в специальных Правилах пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов РФ. При устройстве хранилища документов данный регламент обязан неукоснительно соблюдаться.
  4. Конструкция здания должна гарантировать невозможность его затопления. Помещение обязано иметь запасной выход. Ни в коем случае не допускается прохождение сквозь него магистрального трубопровода (водонесущего или газового).

Возможно ли размещение архива в подвальном помещении?

Крайне не рекомендуется размещение архивного хранилища в помещении подвала, верхних этажей либо переоборудование в качестве такового чердачного пространства.

В случае острой необходимости возможны исключения из данного правила. Принимаются они тогда, когда подвал сухой и хорошо отапливаемый, снабжён искусственной вентиляцией, способной обеспечить в течение часа двух- или трехкратный воздухообмен. Архив на верхних этажах или в чердачном помещении возможен лишь при условии обеспечения соответствующего температурно-влажностного режима.

Очень важны требования к помещению архива относительно устройства электропроводки. Она обязана быть закрытого типа с герметичными штепсельными розетками. Шнуры переносной электрической аппаратуры снабжаются резиновой изоляцией. Нельзя располагать внутри помещения хранилища общих или поэтажных рубильников.

В качестве строительных материалов для отделки архивных хранилищ выбирают непылящиеся и неагрессивные материалы. Система пожаротушения должна быть укомплектована средствами нейтрального характера, безопасными для документов. Не допускается в хранилище применять огонь, включать нагревательные приборы или размещать посторонние объекты.

Подведем итоги

После приведения выбранной площади в соответствие всем вышеизложенным требованиям к помещению архива принимается окончательное решение о пригодности или непригодности к использованию. Принять такое решение возможно после проверки санэпидстанцией и государственным пожарным надзором. Архив может быть размещен там, где намечено, лишь после процедуры прохождения подробной экспертизы.

Цель ее — уточнить огнестойкость помещения и определить соответствующую степень, провести проверку главных конструкций на долговечность, убедиться в прочности перекрытий между этажами в расчёте на потенциальную нагрузку (оборудование для архива и вес хранимой документации), проверить наличие и текущее состояние систем вентиляции и отопления.

В проведении проверки участвуют как представители самой организации (обычно это работники будущего архива), так и сотрудники всех соответствующих служб — строительных, пожарных, охранных и т. д. Итоги экспертизы находят отражение при составлении заключительного акта.

ТРЕБОВАНИЯ К АРХИВНЫМ ПОМЕЩЕНИЯМ

Требования к зданиям и помещениям архива установлены п. 4.2 Основных правил. В первую очередь стоит учесть, что размещение архива не допускается в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением. Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы.

В настоящее время в нашей организации создается архив. Что нужно учесть при выборе и подготовке помещения архива, в котором в будущем будут храниться наши документы?

Выбирая здание (помещение), подходящее для хранения архивных документов, учитывайте, что для полноценной работы архива необходимы следующие обособленные помещения:

1) архивохранилище;

2) помещение для приема, временного хранения документов, акклиматизации документов;

3) помещение для использования документов;

4) рабочие комнаты (комната) сотрудников архива.

Если у вас нет возможности отвести под архив несколько комнат, а весь архив должен располагаться в одном помещении, необходимо разделить его перегородками, отделив, как минимум, хранилище документов от рабочей зоны.

Архив организации следует расположить в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или отдельном помещении. Это помещение должно быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов. К таковым, например, можно отнести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражи. Вблизи здания (помещения) архива не должно быть и объектов, загрязняющих воздух.

Идеальным случаем является размещение архива в специально построенном здании, но чаще всего для хранения архивных документов организации приспосабливают уже имеющееся у них здание или помещение.

Какие основные требования предъявляются к помещению архива?

Основными требованиями к помещениям архива являются:

  • расположение хранилища в административном здании (нельзя размещать хранилище документов в зданиях, занятых службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии);
  • помещение не должно быть старым (ветхим), сырым, неотапливаемым, не отвечающим санитарно-гигиеническим требованиям;
  • помещение должно быть безопасным в пожарном отношении в соответствии со Специальными правилами пожарной безопасности государственных муниципальных архивов Российской Федерации (утв. приказом Минкультуры России от 12.01.2009 № 3), гарантированным от затопления, должно иметь запасной выход, в помещении не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

Обратите внимание!Не рекомендуется размещать хранилище документов в подвальных помещениях и на верхних этажах здания или переоборудовать под архив чердачные помещения

Конечно, исключения из правил могут быть: например, если подвал сухой и отапливаемый и имеется искусственная вентиляция, обеспечивающая двух- или трехкратный воздухообмен в час, а на верхних этажах может быть создан нормальный температурно-влажностный режим.

Особые требования предъявляются к электропроводке: она должна быть скрытой, штепсельные розетки — герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники должны располагаться вне помещений хранилищ.

Отделку помещений хранилищ проводят с использованием неагрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества. В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

Я работаю менеджером по персоналу. Не так давно в нашей организации отвели помещение под архив. Оборудовали его по всем нормам соответствующим образом. В следующем месяце наш руководитель предполагает ввести помещение в эксплуатацию. Подготовку поручил мне, а как правильно это сделать — я понятия не имею. Какова процедура ввода в эксплуатацию помещения, предназначенного для работы архива?

Окончательное решение о пригодности того или иного здания (помещения) для архива организации принимается с учетом заключений Государственного пожарного надзора и санэпидемстанции. Только после соответствующей экспертизы архив размещают в приспособленных зданиях или помещениях организации.

Такая экспертиза требуется для определения огнестойкости зданий или помещений, долговечности основных конструкций, а также прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, наличия и состояния отопительных и вентиляционных систем. Она проводится силами представителей самой организации (как правило, сотрудников архива), пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется соответствующий акт.

РАЗДЕЛЫ

ОГЛАВЛЕНИЕ

Требования к зданиям и помещениям архива

2.11.1.1. Архив размещается в специально построенном(ых) или приспособленном(ых) для хранения архивных документов здании(ях) или отдельных помещениях здания, удаленном(ых)от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.). Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.

Строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными правовыми актами, содержащими требования к объектам технического регулирования и проектной документацией, согласованной с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.

Читайте также  Классификация огнетушителей и требования к их содержанию

Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений.

Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива. К помещениям основного назначения относятся:

рабочие помещения работников архива;

помещения для приема и временного хранения, акклиматизации архивных документов;

помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов;

помещения для обеспыливания, переплета и реставрации архивных документов;

помещения для копирования и реставрации архивных документов (микро-, ксеро-, фотокопирования, фотореставрации и т.п.), обработки пленки и проведения технического контроля аудиовизуальных документов;

помещения для хранения учетных документов;

комплекс читального зала (с участками выдачи дел и справочно-поисковых средств, временным хранилищем);

Размещение архива в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза устанавливает степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архива, пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется акт.

Не допускается размещение архива в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Библиотека подраздела

  • Правила
    • Основные правила работы с кинофотофонодокументами и видеофонограммами в ведомственных архивах. Утв. приказом Главархива СССР от 10.11.88 N 78 К тексту
    • Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях, утв. Приказом Главархива СССР от 12.10.1988 N 71. М.: Главархив СССР, 1990

    4.1.1. СНТД должна располагать необходимым комплексом помещений, предназначенных для выполнения ее функциональных задач. Состав, расположение и оборудование помещений должны обеспечивать рациональную взаимосвязь подразделений СНТД, сохранность документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований техники безопасности, производственной санитарии и гигиены труда.

    4.1.2. В соответствии с объемом и составом хранящихся документов, а также в зависимости от местных условий и фактического объема выполняемых работ СНТД должно быть предоставлено отдельное здание или специально оборудованное изолированное помещение в административном здании.

    4.1.3. В комплекс помещений СНТД должны входить:

    — хранилища, оборудованные необходимыми техническими средствами, обеспечивающими раздельное хранение подлинников и копий документов на бумажной, пленочной и другой основе и соблюдение соответствующего режима их хранения, а также специальные помещения с усиленной охраной и противопожарным режимом для хранения особо ценных документов;

    — рабочие помещения сотрудников СНТД;

    — помещение для работы исследователей (читальный зал).

    Для приема, временного хранения, акклиматизации, дезинфекции, дезинсекции и других видов работ, а также для воспроизведения документов (микрофильмирование, микрофотокопирование и т.п.) должны быть предусмотрены специальные помещения.

    2.1.1. Кинофотофонодокументы в целях обеспечения сохранности размещаются в специально построенных или приспособленных для хранения этих документов зданиях с регулируемым климатом.
    Проектирование, строительство и реконструкция зданий государственных архивов, а также планировка территории, объемно-планировочные и конструктивные решения сооружений государственного архива проводятся в соответствии с действующими строительными нормами и правилами, утвержденными Госстроем СССР, и требованиями настоящих Правил.
    2.1.2. В государственном архиве должны строго соблюдаться требования «Правил противопожарной безопасности в центральных государственных архивах СССР» (Главархив СССР, 1973), Е1 а также «Типовых правил пожарной безопасности для промышленных предприятий» (Главное управление пожарной охраны МВД СССР, 1975).

    2.1.3. В государственном архиве кинофотофонодокументов предусматриваются отдельные помещения, предназначенные для приема, предварительной разборки и временного хранения кинофотофонодокументов; проведения технического контроля; хранения кинофотофонодокументов (хранилища); производственных лабораторий (фотолабораторий, кинолабораторий, звукотехнических лабораторий); научно-справочного аппарата; сотрудников архива; исследователей (читальный зал, комната прослушивания); просмотрового зала и административного аппарата.

    Количественный состав помещений определяется характером и объемом кинофотофонодокументов, хранящихся в государственном архиве.

    3.2.2. Требования к условиям хранения текстовой и графической НТД на различных носителях информации — к зданиям и помещениям архивохранилищ НТД, их электро-оборудованию, световому режиму, противопожарному оборудованию, температурно-влажностному, санитарно-гигиеническому, охранному режимам хранения, топографи-рованию, транспортировке, страхованию НТД, порядку оформления временного вывоза за рубеж и пределы субъекта Российской Федерации, обеспечению сохранности НТД при чрезвычайных ситуациях — аналогичны требованиям по обеспечению сохранности управленческой документации.

    3.2.2.3. Хранение кино- фото- фоно- видео- и телеметрических документов, входящих в состав НТД, осуществляется в соответствии с действующими нормативными документами.

    3.2.2.4. Хранение НТД на магнитных носителях организуется в соответствии с ГОСТ 28388-89.

    ИСТОЧНИК:

    Акклиматизация документа – постепенная адаптация физических свойств документов к новым микроклиматическим условиям.

    ИСТОЧНИК:

    Словарь современной архивной терминологии социалистических стран / Гл. арх. упр. при Совете Министров СССР, Всесоюз. Науч.-исслед. ин-т документоведения и арх. дела. — М. : [б. и.], 1982-1988. — 2 вып. ; 21 см. Вып. 2. — 1988. — XX, 320 с.

    ИСТОЧНИК:
    ИСТОЧНИК:
    ИСТОЧНИК:
    ИСТОЧНИК:
    ИСТОЧНИК:
    ИСТОЧНИК:
    ИСТОЧНИК:
    ИСТОЧНИК:
    ИСТОЧНИК:
    ИСТОЧНИК:
    ИСТОЧНИК:
    ИСТОЧНИК:
    ИСТОЧНИК:
    ИСТОЧНИК:
    ИСТОЧНИК:
    ИСТОЧНИК:

    Дезинсекция – уничтожение насекомых, повреждающих документы.

    ИСТОЧНИК:

    ГОСТ Р 7.48-2002 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Консервация документов. Основные термины и определения. – Принят Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации 12.04.2002 протокол № 4, введен в действие Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 5 июня 2002 г. № 231-ст межгосударственный стандарт ГОСТ 7.48-2002 с 1 января 2003 г. – Минск, 2003. – 11с.

    ИСТОЧНИК:
    ИСТОЧНИК:

    Дезинфекция – уничтожение микроскопических грибов и бактерий, повреждающих документы.

    ИСТОЧНИК:

    ГОСТ Р 7.48-2002 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Консервация документов. Основные термины и определения. – Принят Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации 12.04.2002 протокол № 4, введен в действие Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 5 июня 2002 г. № 231-ст межгосударственный стандарт ГОСТ 7.48-2002 с 1 января 2003 г. – Минск, 2003. – 11с.

    ИСТОЧНИК:
    ИСТОЧНИК:
    ИСТОЧНИК:
    ИСТОЧНИК:
    ИСТОЧНИК:
    ИСТОЧНИК:
    ИСТОЧНИК:
    ИСТОЧНИК:
    ИСТОЧНИК:

    Микрокопия – копия, изготовленная с уменьшением в 10 и более раз.

    ИСТОЧНИК:

    ГОСТ Р 7.48-2002 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Консервация документов. Основные термины и определения. – Принят Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации 12.04.2002 протокол № 4, введен в действие Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 5 июня 2002 г. № 231-ст межгосударственный стандарт ГОСТ 7.48-2002 с 1 января 2003 г. – Минск, 2003. – 11с.

    ИСТОЧНИК:
    ИСТОЧНИК:
    ИСТОЧНИК:
    ИСТОЧНИК:
    ИСТОЧНИК:
    ИСТОЧНИК:

    Реставрация документа – восстановление эксплуатационных свойств, а также формы и внешнего вида документа.

    ИСТОЧНИК:

    ГОСТ Р 7.48-2002 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Консервация документов. Основные термины и определения. – Принят Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации 12.04.2002 протокол № 4, введен в действие Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 5 июня 2002 г. № 231-ст межгосударственный стандарт ГОСТ 7.48-2002 с 1 января 2003 г. – Минск, 2003. – 11с.

    Требования к архивным помещениям ГОСТ

    Какие в настоящее время нормативно-технические документы регламентируют нормы проектирования технических архивов (площадь помещений под архив, размещение оборудования, служебно-бытовые помещения и помещения для работы с документами).

    К каком нормативно-техническом документе регламентируется понятие «условная единица хранения документов в техническом архиве».

    Ответ на вопрос № 1

    Действующим нормативным документом, регламентирующим требования к архивным помещениям, является свод правил СП 118.13330.2012* «СНиП 31-05-2003. Актуализированная редакция. СНиП 31-06-2009. Актуализированная редакция. Общественные здания и сооружения», в тексте которого содержатся особые требования и ссылочные нормативные документы, которые учитываются при проектировании помещений хранения архивных материалов (например, норматив расчёта площади основного помещения хранения на бумажных носителей указан в пункте 5.33).

    Другими руководящими и справочными документами, которые необходимо и целесообразно использовать при проектировании помещений технических архивов являются:

    • «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утверждённые Приказом Минкультуры России от 31.03.2015г. № 526;
    • «Основные правила работы архивов организаций» ВНИИДАД., 2002 г.;
    • «Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации», утверждены Приказом Минкультуры России от 12.01.2009 г. № 3;
    • СН 426-82 «Инструкция по проектированию архивов» (документ утратил силу согласно приказа Госкомархитектуры № 259 от 29.12.1989);
    • «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах. ВНИИДАД., 2013 г.» (доступны по адресу: http://archives.ru/sites/default/files/rekomendation-vniidad-edoc-arch-2013.pdf );
    • Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе: Методическое пособие / Росархив. ВНИИДАД., 2003г. — 112 с (доступно по адресу: http://www.studmed.ru/view/privalov-vf-obespechenie-sohrannosti-arhivnyh-dokumentov-na-bumazhnoy-osnove_dbb9ef7a06d.html);
    • «Методические указания по внедрению ОСТ 55.6-85 «Документы на бумажных носителях. Правила государственного хранения. Технические требования. 1985г.», утверждены и введены в действие Приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 11 июня 1985 г. № 181 (доступны по адресу: http://lawru.info/dok/1985/06/11/n1182491.htm).

    Одновременно необходимо учитывать, что площади вспомогательных помещений архива и уровень его технической оснащённости зависят от типа архивных документов и частоты их одновременного использования, а также стоимости технологического оборудования, поэтому эти параметры заказчику целесообразно указывать в задании на проектирование.

    Ответ на вопрос № 2

    До 2003 года определение понятия «Условная единица хранения архивных документов» содержалось в СНиП 2.08.02-89* «Общественные здания и сооружения», а именно:

    «Условная единица хранения архивных документов — соответствует условному делу с размерами: 210х297х17 мм в архивохранилищах с горизонтальной системой архивного хранения при установке на 1 м стеллажей полки двух по высоте рядов первичных средств хранения с размерами 245х350х180 мм (в каждом 10 дел).»

    Изменением № 5 к СниП 2.08.02-89*, принятым Государственным комитетом Российской Федерации по строительству и жилищно-коммунальному комплексу постановлением № 98 от 23.06.2003г., данное понятие из указанного нормативного документа исключено.

    В настоящее время для оценки объёма хранения архивных документов (в том числе и в СП 118.13330.2012) используется термин «единица хранения архивных документов», определение которому содержится в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», а именно:

    «130. единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение».

    Основные требования к оборудованию и помещениям архива

    Создание оптимальных условий хранения документов

    Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

    • — предоставлением для архива помещения и проведением планово-предупредительного ремонта помещений;
    • — оборудованием помещения архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;
    • — применением специального оборудования для хранения документов (стеллажей, сейфов, коробок и т.д.);
    • — созданием оптимального температурно-влажностного и светового режима в помещении архива, проведением санитарно-гигиенических мероприятий.

    Требования к помещению архива

    В соответствии с объемом и составом хранящихся дел архиву предоставляется отдельное здание (или часть здания), специально построенное и оборудованное или приспособленное для хранения документов.

    Строительство специального здания архива может проводиться как по типовым проектам зданий государственных архивов, так и по индивидуальным проектам, согласованным с заинтересованными организациями.

    Специальные помещения для архива должны предусматриваться при строительстве административных зданий для организаций, в структуре которых действует архив. При отсутствии специального помещения для архива выделяется приспособленное помещение в административных зданиях организаций.

    Оптимальные условия хранения документов и работы с ними предусматривают предоставление следующих помещений для архива:

    хранилище для хранения документов;

    помещения для приема, временного хранения, акклиматизации документов;

    помещения для работы исследователей (читальный зал);

    рабочих комнат для сотрудников архива.

    Рабочие комнаты для сотрудников и помещения для работы исследователей (читальный зал) должны быть изолированы от помещений хранилищ.

    Помещения хранилищ, не имеющие перегородок от рабочих комнат, изолируются специально установленными перегородками. Посторонние лица допускаются в хранилища только с разрешения заведующего архивом и в присутствии сотрудника архива.

    Хранилища архива должны быть удалены от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов или химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов.

    Хранилища должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления и иметь запасный выход.

    В помещениях хранилищ не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в хранилище.

    Наружные двери помещения архива должны быть обиты металлическим листом и иметь прочные засовы. В нерабочее время они опечатываются или пломбируются. Печать или пломбир хранят вместе с ключами у дежурного по организации или в установленном правилами внутреннего распорядка месте.

    Помещения архива оборудуются охранной сигнализацией. На окна, расположение которых позволяет доступ извне, устанавливаются распашные металлические решетки с замками, опечатанными пломбиром.

    Электро- и противопожарное оборудование

    В помещениях хранилищ архива прокладывается скрытая электропроводка; допускается электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения. Хранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются только вне хранилищ.

    В целях противопожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением.

    По пожарной опасности помещения архивов относятся к категории «В». Хранилища должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости.

    Основным противопожарным оборудованием архивов являются углекислотные огнетушители новейших конструкций (Приложение 1), которые устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 50 кв. метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение.

    Помещение архива оборудуется противопожарным водоснабжением. Пожарные краны устанавливаются на лестничных площадках. Каждый пожарный кран должен иметь прорезиненный рукав протяженностью до крайней точки хранилища.

    Хранилища и помещения для работы с документами должны быть оборудованы пожарной сигнализацией.

    В архиве на видном месте вывешиваются: инструкции о мерах пожарной безопасности, список пожарного расчета и план эвакуации документов и имущества на случай пожара. В пожарный расчет включаются все сотрудники архива, с которыми периодически, но не реже одного раза в квартал, проводятся занятия по мерам пожарной безопасности и практическим действиям во время пожара.

    При возникновении пожара все сотрудники принимают участие в его ликвидации, выполняя ранее распределенные обязанности.

    В хранилищах запрещается курение, применение электронагревательных приборов, хранение продуктов питания, легковоспламеняющихся веществ и взрывоопасных предметов.

    Процесс хранения документов является важным технологическим процессом в работе хранилищ. Выбор типа и количества средств хранения зависит от особенностей документов, принятой системы хранения, строительных характеристик здания.

    На практике применяют четыре основные системы хранения документов: вертикальная библиотечная, горизонтальная, вертикальная подвесная и вертикальная каталожная. В настоящее время разрабатываются также системы автоматического хранения документов.

    Вертикальная библиотечная система предназначена для хранения папок (325*230*60 мм) и коробок (350*245*180 мм) для стандартных дел. Ее применяют для постоянного (в архивах) и для оперативного текущего хранения делопроизводственных документов в коробках и папках в один ряд на стеллажной полке.

    Горизонтальную систему, предназначенную для документов в коробках (180*350*245), которые размещают в один или два ряда на стеллажах, применяют, в основном, для постоянного хранения документов.

    В вертикальной подвесной системе используют шкафы с выдвижными ящиками для подвесного хранения документов. Их применяют для оперативного текущего хранения документов.

    Вертикальная каталожная система — это шкафы с выдвижными ящиками для хранения переплетенных дел, скоросшивателей, специальных папок для не скрепленных документов, карточек. Система предназначена для оперативного текущего хранения документов.

    Для хранения документов применяют стеллажи, шкафы, коробки, папки, а также сейфы, контейнеры. Одной из важнейших деталей оборудования хранилищ являются стеллажи (Приложение 2). Для нормального функционирования хранилищ и обеспечения надлежащей сохранности документов прочность конструкций стеллажей и удобство пользования ими имеют существенное значение. Уже в процессе проектирования нового здания хранилища необходимо предусматривать, какой тип стеллажей будет в нем установлен. Гибкость планировки и помещений хранилища должна также позволять в будущем без особых сложностей заменить устаревшие конструкции на более современные и рациональные.

    Хранилища документов в большинстве случаев оснащены, как правило, стальными стеллажами. Деревянные стеллажи сохраняются лишь в административных помещениях и читальных залах только по соображениям эстетики.

    В большинстве случаев при строительстве архивных зданий высоту потолков в хранилищах обычно планируют не более 2,3м. Соответственно и высота стеллажных установок не должна превышать эти размеры. Низкие потолки позволяют сотрудникам архива свободно пользоваться документами, лежащими на верхних стеллажах, без стремянок и лестниц. Во многих архивах ширина проходов варьируется от 0,76м до 1,22м, ширина одностороннего стеллажа равна обычно 40см, а двустороннего — 75см. Расстояние между стеной и стеллажом, параллельным ей должно быть 75см, расстояние между стеной и торцом стеллажа равно 45см, расстояние от пола до нижней полки не менее 15см, в цокольных этажах не менее 30см. Стеллажи должны быть установлены параллельно стенам с окнами. Если высота хранилища более 4м, то стеллажи размещаются в 2 яруса.

    Широко применяют неподвижные (стационарные) стеллажи, не связанные по своей конструкции с архитектурной структурой здания. Иногда арматуру самих металлических стеллажных конструкций используют в качестве арматуры архивных зданий. В этом случае бетонные плиты навешивают непосредственно на металлические столбы, которые одновременно служат вертикальными стойками для стеллажей. Преимущество стеллажей стационарного типа в том, что они прочные, твердые, особенно пригодны для хранилищ типа башни. В свою очередь, самонесущие стеллажные конструкции очень экономичны в производстве.

    Также для хранения документов очень удобно использовать компактные стеллажи. Они позволяют оптимально решить проблему размещения на предельно малой площади наибольшего количества документов. Удобство пользования компактными стеллажами обусловлено тем, что они имеют большую вместимость, отлично защищают документы от несанкционированного доступа . Но и эти стеллажи имеют ряд недостатков: они требуют хранения только абсолютно здоровых документов, так как в условиях компактного хранения из-за отсутствия притока свежего воздуха биологическое поражение документов происходит быстрее. Плотность размещения документов делает эту систему тяжелой и требует значительного укрепления перекрытий в хранилищах. Компактные стеллажи являются подвижными. Принцип их действия — одна часть стеллажной секции или пролетов могут приближаться друг к другу. Перемещаются стеллажи с помощью различных систем продольного и бокового перемещения и систем вращения на крюках. В системе продольного размещения подвижными являются секции. Передвижение осуществляется с помощью рельс, уложенных на полу. В системе стеллажей с боковым перемещением передвигаются не все стеллажи, а их секции, причем не параллельно центральному проходу, а перпендикулярно ему.

    Для хранения наиболее ценных и секретных документов, а также специальных видов документов (карты, планы, чертежи, рукописи и т.д.) применяются стальные шкафы. Могут быть использованы также сейфы и контейнеры. Наряду со всеми перечисленными, разрабатываются также и автоматизированные системы хранения документов. Внедрение автоматизированных систем позволяет максимально полезно использовать площади и объем помещения, способствует уменьшению трудоемкости поискам выдачи документов, ограничивать доступ к хранимым документам.