Требования к зданиям и помещениям архива

Пожарная безопасность в архивах, основные требования к помещениям и правила хранения документов

Архивы хранят большой объем ценной информации на материале с высоким показателем пожарной нагрузки — бумаге. Эти учреждения подлежат особой охране. Пожарной безопасности архивов уделяется повышенное внимание и разработан специальный комплекс мер предотвращения опасности.

Требования к архивным помещениям

Хранение архивов имеет специфические особенности. Помещения для этих материалов должны быть специально приспособлены. Их соответствие необходимым параметрам проверяют специалисты различных техслужб. Противостояние к возгораниям обеспечивается следующими мерами:

• предельной огнестойкостью строительных конструкций;
• оборудование системами отопления и вентиляции;
• достаточной прочностью входной группы и запорных устройств;
• средствами пожаротушения и охранной сигнализацией;
• установкой герметичных штепсельных розеток.

В архивных помещениях предусматривается запасной выход, от остальных частей здания они отгораживаются противопожарной стеной. Электропроводка всегда скрытая с рубильником вне архивного помещения. Проведение газопровода и водопровода не допускается.

• отделывать стены горючими материалами;
• проводить ремонт без предварительных защитных мероприятий и специального разрешения;
• разжигать огонь или использовать нагревательные приборы;
• хранить легковоспламеняющиеся вещества.

Особые правила

В связи с особой ценностью фондов государственных и муниципальных архивов для них действуют Специальные правила пожарной безопасности. Они предписывают более строгие требования к техническому оснащению архивных сооружений:

• к лестницам и выходам в здании должен обеспечиваться свободный проезд;
• постоянная доступность подземных пожарных гидрантов;
• круглосуточный дежурный пост у систем сигнализации;
• постоянная исправность всех противопожарных средств.

Для деревянных конструкций обязательна пропитка огнезащитным составом с периодическим обновлением. Обработанные части проверяются не менее 2 раз в течение года. Дефекты перегородок различного характера заделываются защищающими от огня составами.

Правила хранения архивных документов

Комплекс мер пожарной безопасности в отношении архивных фондов включает в себя требования:

• их рационального размещения;
• обеспечение оптимального освещения;
• контроль показателей влажности и температуры воздуха в помещении;
• наличие охранной сигнализации.

Размещение стеллажей также подробно регламентировано. Используются металлические конструкции. Временные деревянные приспособления обрабатываются защитными составами. Они не должны касаться отопительных батарей и наружных стен. К стенам с окнами стеллажи размещаются на расстоянии минимум 75 см под прямым углом.

Расстояние до лампочек должно быть не менее 50 см, до пожарных извещателей – 60 см. Промежуток между соседними стеллажами 75 см, проходы среди рядов — 120 см. В помещении с фондами может устанавливаться вспомогательное металлическое оборудование – шкафы или боксы с перегородками.

Архивные работники проходят противопожарный инструктаж. Они должны уметь пользоваться огнетушителем, пожарным краном, понимать значение пожарных знаков, знать, где хранятся средства тушения возгораний.

Системы пожаротушения

Особая важность предотвращения возгораний в архиве связана с хранением бумажных носителей информации. Средства пожаротушения должны быть эффективны, безопасны для фондов, людей, экологии.

Независимо от размера помещения все архивы оснащаются автоматическими конструкциями пожаротушения. Вещество, используемое в них для тушения пламени, должно нейтрально действовать на бумагу и полимерные носители одновременно эффективно тушить огонь на плотных бумажных пачках документов.

В архивах не устанавливаются:

• Водные конструкции, способствующие растворению красок, набуханию бумаги, проникновению разрушительных процессов глубоко внутрь пачек документов.

• Порошковые установки с активными химическими веществами, разрушающими материалы.

• Аэрозольные установки способны спровоцировать дополнительное возгорание.

Оптимальным решением считается газовая установка с азотом, аргоном, углекислым газом. Первые минуты использования не несут вреда человеку, поэтому срабатывают при нахождении в помещении работников. Преимущества газовых систем в компактности, простоте применения, безопасности для окружающей среды, эффективной борьбе с огнем и отсутствии вреда для хранящихся документов.

Оставьте свои контакты и мы свяжемся с вами в течение 5ти минут
Прием заявок ведется круглосуточно!

Порядок действий сотрудников при возгорании

Работники архивов дважды в год обучаются правильным действиям в экстренных ситуациях. При появлении огня в здании их действия расписаны инструкцией.

Прежде всего нельзя поддаваться панике. При срабатывании извещателей автоматической сигнализации работники последовательно выполняют следующие действия:

• отключают электроснабжение;
• начинают эвакуацию.

Обнаруживший возгорание сотрудник незамедлительно:

• извещает о ситуации пожарную службу;
• до прибытия пожарной команды использует огнетушители и иные имеющиеся средства борьбы с огнем;
• при сильном огне срочно покидает помещение через эвакуационные проходы.

В обязанности руководителя входит:

• организация немедленной эвакуации в соответствии с имеющимся планом;
• обеспечивает беспрепятственный проезд к зданию пожарных расчетов;
• до прибытия пожарных руководит ликвидацией пожара;
• проверяет работу автоматических противопожарных систем;
• организует эвакуацию особо ценных материалов;
• контролирует безопасность работников, участвующих в тушении пожара;
• оказывает содействие руководителю прибывшего на тушение возгорания специализированного подразделения.

Заключение

Комплексные меры позволяют минимизировать риски в обеспечении пожарной безопасности архивов. Но абсолютной панацеи не существует. Поэтому научно – экспериментальные разработки средств борьбы с огнем при пожарах вообще и в архивах в частности необходимы и актуальны.

Вам также может быть интересно:

Что такое несчастный случай? Наверное, много кто задумывался что это, как определить и тд.! Самым простым языком несчастным случаем на производстве считается временная потеря трудоспособности (больничный лист от 1 дня) либо смерть работника на рабочем месте.

Сигнальную разметку выполняют в виде чередующихся полос красного и белого, желтого и черного, зеленого и белого сигнальных и контрастных цветов.

Мы ответим на любой интересующий Вас вопрос

РАЗДЕЛЫ

ОГЛАВЛЕНИЕ

Требования к зданиям и помещениям архива

2.11.1.1. Архив размещается в специально построенном(ых) или приспособленном(ых) для хранения архивных документов здании(ях) или отдельных помещениях здания, удаленном(ых)от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.). Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.

Строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными правовыми актами, содержащими требования к объектам технического регулирования и проектной документацией, согласованной с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.

Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений.

Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива. К помещениям основного назначения относятся:

рабочие помещения работников архива;

помещения для приема и временного хранения, акклиматизации архивных документов;

помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов;

помещения для обеспыливания, переплета и реставрации архивных документов;

помещения для копирования и реставрации архивных документов (микро-, ксеро-, фотокопирования, фотореставрации и т.п.), обработки пленки и проведения технического контроля аудиовизуальных документов;

помещения для хранения учетных документов;

комплекс читального зала (с участками выдачи дел и справочно-поисковых средств, временным хранилищем);

Размещение архива в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза устанавливает степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архива, пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется акт.

Не допускается размещение архива в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Библиотека подраздела

• Правила
  • Основные правила работы с кинофотофонодокументами и видеофонограммами в ведомственных архивах. Утв. приказом Главархива СССР от 10.11.88 N 78 К тексту
  • Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях, утв. Приказом Главархива СССР от 12.10.1988 N 71. М.: Главархив СССР, 1990

  4.1.1. СНТД должна располагать необходимым комплексом помещений, предназначенных для выполнения ее функциональных задач. Состав, расположение и оборудование помещений должны обеспечивать рациональную взаимосвязь подразделений СНТД, сохранность документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований техники безопасности, производственной санитарии и гигиены труда.

  4.1.2. В соответствии с объемом и составом хранящихся документов, а также в зависимости от местных условий и фактического объема выполняемых работ СНТД должно быть предоставлено отдельное здание или специально оборудованное изолированное помещение в административном здании.

  4.1.3. В комплекс помещений СНТД должны входить:

  — хранилища, оборудованные необходимыми техническими средствами, обеспечивающими раздельное хранение подлинников и копий документов на бумажной, пленочной и другой основе и соблюдение соответствующего режима их хранения, а также специальные помещения с усиленной охраной и противопожарным режимом для хранения особо ценных документов;

  — рабочие помещения сотрудников СНТД;

  — помещение для работы исследователей (читальный зал).

  Для приема, временного хранения, акклиматизации, дезинфекции, дезинсекции и других видов работ, а также для воспроизведения документов (микрофильмирование, микрофотокопирование и т.п.) должны быть предусмотрены специальные помещения.

  2.1.1. Кинофотофонодокументы в целях обеспечения сохранности размещаются в специально построенных или приспособленных для хранения этих документов зданиях с регулируемым климатом.
  Проектирование, строительство и реконструкция зданий государственных архивов, а также планировка территории, объемно-планировочные и конструктивные решения сооружений государственного архива проводятся в соответствии с действующими строительными нормами и правилами, утвержденными Госстроем СССР, и требованиями настоящих Правил.
  2.1.2. В государственном архиве должны строго соблюдаться требования «Правил противопожарной безопасности в центральных государственных архивах СССР» (Главархив СССР, 1973), Е1 а также «Типовых правил пожарной безопасности для промышленных предприятий» (Главное управление пожарной охраны МВД СССР, 1975).

  2.1.3. В государственном архиве кинофотофонодокументов предусматриваются отдельные помещения, предназначенные для приема, предварительной разборки и временного хранения кинофотофонодокументов; проведения технического контроля; хранения кинофотофонодокументов (хранилища); производственных лабораторий (фотолабораторий, кинолабораторий, звукотехнических лабораторий); научно-справочного аппарата; сотрудников архива; исследователей (читальный зал, комната прослушивания); просмотрового зала и административного аппарата.

  Количественный состав помещений определяется характером и объемом кинофотофонодокументов, хранящихся в государственном архиве.

  3.2.2. Требования к условиям хранения текстовой и графической НТД на различных носителях информации — к зданиям и помещениям архивохранилищ НТД, их электро-оборудованию, световому режиму, противопожарному оборудованию, температурно-влажностному, санитарно-гигиеническому, охранному режимам хранения, топографи-рованию, транспортировке, страхованию НТД, порядку оформления временного вывоза за рубеж и пределы субъекта Российской Федерации, обеспечению сохранности НТД при чрезвычайных ситуациях — аналогичны требованиям по обеспечению сохранности управленческой документации.

  3.2.2.3. Хранение кино- фото- фоно- видео- и телеметрических документов, входящих в состав НТД, осуществляется в соответствии с действующими нормативными документами.

  3.2.2.4. Хранение НТД на магнитных носителях организуется в соответствии с ГОСТ 28388-89.

  ИСТОЧНИК:

  Акклиматизация документа – постепенная адаптация физических свойств документов к новым микроклиматическим условиям.

  ИСТОЧНИК:

  Словарь современной архивной терминологии социалистических стран / Гл. арх. упр. при Совете Министров СССР, Всесоюз. Науч.-исслед. ин-т документоведения и арх. дела. — М. : [б. и.], 1982-1988. — 2 вып. ; 21 см. Вып. 2. — 1988. — XX, 320 с.

  ИСТОЧНИК:

  ИСТОЧНИК:

  ИСТОЧНИК:

  ИСТОЧНИК:

  ИСТОЧНИК:

  ИСТОЧНИК:

  ИСТОЧНИК:

  ИСТОЧНИК:

  ИСТОЧНИК:

  ИСТОЧНИК:

  ИСТОЧНИК:

  ИСТОЧНИК:

  ИСТОЧНИК:

  ИСТОЧНИК:

  ИСТОЧНИК:

  ИСТОЧНИК:

  Дезинсекция – уничтожение насекомых, повреждающих документы.

  ИСТОЧНИК:

  ГОСТ Р 7.48-2002 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Консервация документов. Основные термины и определения. – Принят Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации 12.04.2002 протокол № 4, введен в действие Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 5 июня 2002 г. № 231-ст межгосударственный стандарт ГОСТ 7.48-2002 с 1 января 2003 г. – Минск, 2003. – 11с.

  ИСТОЧНИК:

  ИСТОЧНИК:

  Дезинфекция – уничтожение микроскопических грибов и бактерий, повреждающих документы.

  ИСТОЧНИК:

  ГОСТ Р 7.48-2002 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Консервация документов. Основные термины и определения. – Принят Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации 12.04.2002 протокол № 4, введен в действие Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 5 июня 2002 г. № 231-ст межгосударственный стандарт ГОСТ 7.48-2002 с 1 января 2003 г. – Минск, 2003. – 11с.

  ИСТОЧНИК:

  ИСТОЧНИК:

  ИСТОЧНИК:

  ИСТОЧНИК:

  ИСТОЧНИК:

  ИСТОЧНИК:

  ИСТОЧНИК:

  ИСТОЧНИК:

  ИСТОЧНИК:

  Микрокопия – копия, изготовленная с уменьшением в 10 и более раз.

  ИСТОЧНИК:

  ГОСТ Р 7.48-2002 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Консервация документов. Основные термины и определения. – Принят Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации 12.04.2002 протокол № 4, введен в действие Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 5 июня 2002 г. № 231-ст межгосударственный стандарт ГОСТ 7.48-2002 с 1 января 2003 г. – Минск, 2003. – 11с.

  ИСТОЧНИК:

  ИСТОЧНИК:

  ИСТОЧНИК:

  ИСТОЧНИК:

  ИСТОЧНИК:

  ИСТОЧНИК:

  Реставрация документа – восстановление эксплуатационных свойств, а также формы и внешнего вида документа.

  ИСТОЧНИК:

  ГОСТ Р 7.48-2002 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Консервация документов. Основные термины и определения. – Принят Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации 12.04.2002 протокол № 4, введен в действие Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 5 июня 2002 г. № 231-ст межгосударственный стандарт ГОСТ 7.48-2002 с 1 января 2003 г. – Минск, 2003. – 11с.

  Требования к режимным помещениям и их оборудованию

  Автор Сергей в 10 мая 2020 . Опубликовано Лицензирование ФСБ

  При подготовке помещений режимно-секретного подразделения учитывается ряд требований к размещению их в здании, планировке и оснащению. Использовать помещения для работы с государственной тайной или иной конфиденциальной информацией можно только после аттестации выделенных помещений: комиссия специалистов проверит защищенность помещений, автоматизированных рабочих мест, и выдаст аттестат. Такое обследование необходимо делать каждые 5 лет, а также после ремонта или реконструкции помещений.

  Требования к режимным помещениям и их оборудованию содержатся в «Типовых нормах и правилах проектирования помещений для хранения носителей сведений, составляющих государственную тайну, и работы с ними», утвержденных Решением Межведомственной комиссии по защите государственной тайны от 21.01.2011 N 199. Их неукоснительное соблюдение позволяет обеспечить ведение секретного делопроизводства без риска утечек гостайны.

  Требования к размещению в здании

  Планируя комнаты для размещения режимно-секретного подразделения для фирмы с лицензией ФСБ нужно учитывать повышенные требования безопасности, прежде всего в плане физического проникновения или отслеживания происходящего в кабинетах. Поэтому:

  • помещения РСП нежелательно размещать на первом и последнем этаже. Допустимо оборудовать РСП на первом этаже в случае, когда окна помещений выходят в закрытый контролируемый двор;
  • окна помещений режимно-секретного отдела, а также помещений, используемых для хранения носителей гостайны, по возможности не должны соседствовать с пожарными и эвакуационными лестницами, крышами пристроек, выступами на стенах, балконами и прочими элементами, с которых в помещения могут проникнуть посторонние лица;
  • режимные помещения рекомендуется группировать и размещать в «непроходной» части здания, которая редко используется сотрудниками при выполнении служебных обязанностей, не связанных с доступом к государственной тайне.

  Минимальное количество кабинетов РСП должно включать в себя:

  • кабинет руководителя режимно-секретного подразделения;
  • комната для хранения секретных документов и иных носителей гостайны;
  • комната для выдачи и приёма секретных документов и иных носителей государственной тайны;
  • комната для работы с секретными документами;
  • комната для работы со средствами криптозащиты;
  • комната-архив и библиотека;
  • комната хранения архива и библиотеки секретных документов;
  • комната для хранения категорированных системных блоков ПЭВМ.

  Для выдачи документов помещение оборудуется окном выдачи (оно не должно выходить в коридор), либо в рабочей комнате делается барьер-перегородка.

  Оборудование режимных помещений

  Стены или перегородки между обычными и защищенными помещениями должны быть бетонными, железобетонными или металлическими с толщиной стен — от 10 см, или кирпичными с толщиной стен от 12 см.

  В помещениях для работы с гостайной и хранилищах секретных документов устанавливаются усиленные двери, обеспечивающие надежное закрытие. Двери с двух сторон обшиваются металлическим листом не менее 2 мм толщиной, внутри — звукоизоляционный материал, сама дверь должна иметь толщину не менее 4 см. Дверь устанавливается на металлический каркас.

  Обязательно устанавливается противопожарное перекрытие между блоком режимных помещений и остальными комнатами в здании.

  По требованиям безопасности режимных помещений, если окна комнат и хранилищ находятся рядом с водостоком, эвакуационной лестницей, крышами стоящих вблизи зданий, на первом или последнем этаже, каждое окно оборудуется выдвижными ставнями или створками с металлической решеткой, которая крепится к железным конструкциям оконного проема в стене.

  Все режимные помещения оборудуются аварийным освещением.

  Что касается оборудование помещений для работы с гостайной по требованиям технической безопасности, вся аппаратура, периферия и ПО должны быть сертифицированы и соответствовать требованиям ФСТЭК, предъявляемым к оснащению защищенных и выделенных помещений. Перед началом эксплуатации необходимо проверить выделенные и иные режимные помещения проверить на предмет наличия «жучков» и иных средств несанкционированного получения информации. В дальнейшем такие проверки желательно проводить периодически, чтобы исключить возможность утечки.

  Защита от несанкционированного доступа посторонних лиц

  Для предотвращения доступа посторонних лиц в режимные помещения требуется установить замки. Для более надежной защиты можно устанавливать кодовые и электронные замки, а также автоматические турникеты.

  Замки хранилищ и архивов секретной документации, а также помещений, где таковые находятся, должны быть опечатаны по окончании каждого рабочего дня разными печатями. Пластилин или сургуч накладываются так, чтобы его нельзя было снять, не повредив.

  Замки предусматривают два комплекта ключей, один из которых в опечатанном пакете хранится у начальника службы безопасности РСП. Другой комплект также в опечатанном виде хранится у директора предприятия или у его заместителя.

  Помещения, где хранятся секретные документы и носители гостайны, оборудуются охранной и аварийной сигнализацией, которая выводится на пульт дежурного по организации, на пульт караульного помещения, а также на пульт централизованной службы наблюдения за сигнализацией.

  Доступ в режимные помещения ограничен:

  • руководитель РСП и его заместители, начальник службы охраны, руководитель предприятия и его заместители.
  • сотрудники, служебные обязанности которых требуют работы с секретными документами в помещения получения секретных документов и носителей гостайны и в помещениях для работы с секретными документами) — на основании соответствующего разрешения и в соответствии с имеющейся формой допуска.

  Конечно, это лишь общие требования, предъявляемые к режимному помещению. Если вам нужна помощь в подготовке помещений для работы с гостайной, обращайтесь к нашим специалистам. Мы поможем выполнить все требования к режимным помещениям и получить лицензию ФСБ. Звоните!

  Требования к помещению архива. Основные правила работы архивов организаций

  

  Архив может существовать в виде отдельного структурного подразделения той или иной организации либо быть составной частью службы делопроизводства. Это зависит от объема существующего документооборота.

  Как его организовать

  Создание архива любого предприятия или организации требует выполнения комплекса определенных мероприятий:

  1. Потребуется выбрать подходящее помещение хранилища для хранения документов и правильно его оборудовать.
  2. Следует позаботиться о создании таких условий, которые соответствовали бы нормативным.
  3. Необходимо оснастить его с технической точки зрения — приобрести и установить необходимое оборудование для архива.
  4. В хранилище обязана быть организована процедура по организации архивации всех необходимых документов.
  5. Должна быть разработана и утверждена нормативная база данного подразделения.

  Выполнение этих мероприятий обеспечивает сохранность архивных документов и поддержание их в требуемом состоянии.

  

  Кто такой архивариус

  А какие же требования имеются к тем работникам, что будут заниматься организацией архива и дальнейшим хранением документов? Могут ли быть совмещены должности их хранителя и, к примеру, секретаря или делопроизводителя?

  Архивариус — это специалист, в чьи задачи входит организация архивной деятельности. За сохранность вверенных ему документов он несет полную ответственность. Работа его невозможна без прохождения определённого инструктажа или даже (при необходимости) стажировки в учреждении Государственного архива.

  Его функции могут быть переданы другому сотруднику, что является работой по совместительству. Как правило, обязанности архивариуса возлагаются на отдельного работника в том случае, когда объем сдаваемой на хранение документации достаточно велик. В крупных организациях штатным расписанием предусмотрена отдельная должность для этой цели. В этом же случае обычно составляется должностная инструкция с указанием видов работ, возлагаемых на архивариуса, а также его обязанностей и прав.

  Главное — порядок

  Дела в архив организации передаются согласно специально разработанному графику. Его составление должно быть согласовано с руководителями каждого из структурных подразделений, которым предстоит передавать документы, а также утверждено архивариусом. Так как рабочие документы в архиве не только хранятся, но и периодически используются, следует определить регламент их выдачи (в случае необходимости) согласно поданным заявкам сотрудников организации, а также сторонних заинтересованных лиц.

  Выдача документов должна отмечаться в определённых книгах регистрации. Для оформления процесса существуют требования-заказы, акты на передачу дел для процедуры временного использования сторонним организациям (в числе прочих к ним могут относиться органы прокуратуры и суд). Выдаются документы на срок до одного месяца собственным сотрудникам и до трёх месяцев — представителям сторонних структур.

  

  Основные правила работы архивов организаций

  Действует архив, как и любое структурное подразделение, на основании специального Положения, утверждаемого руководством. Сотрудники его в своей работе придерживаются собственных должностных инструкций. В Положении, принятом на предприятии, устанавливаются основные правила работы архивов организаций (статус, функционал, мера прав и ответственности и состав необходимой документации). К основным его задачам относится:

  1. Укомплектовать архивохранилище документами, состав которых перечисляется в отдельном разделе данного Положения.
  2. Вести учет материалов и обеспечивать их сохранность.
  3. Разрабатывать к имеющимся документам научно-справочный аппарат.
  4. Позволять вести процедуру использования хранимого в архиве материала.

  Если в организации имеются документы, которые могут относиться к Архивному фонду РФ, то подготовить и передать их для постоянного хранения в государственное хранилище входит в число внешних задач данного структурного подразделения.

  Его функционал

  Функции архива планомерно вытекают из поставленных перед ним задач. Основными из них являются следующие:

  

  1. Вести списки источников собственного комплектования, то есть организаций либо структурных подразделений.
  2. Принимать от них в упорядоченном виде документы на хранение.
  3. Учитывать принятые материалы и обеспечивать их полную сохранность.
  4. Формировать и поддерживать в работоспособном состоянии справочную систему, относящуюся к архивной документации.
  5. Вести обслуживание информационного характера руководства и всех структурных подразделений своей организации.
  6. Организовать выдачу и использование документации согласно запросам частных лиц и сторонних организаций, учитывать и анализировать процесс данного использования.
  7. Готовить выписки и официальные ответы на запросы граждан социально-правового характера.
  8. Проводить мероприятия по экспертизе ценности того или иного документа, организовывать процедуру передачи их с целью постоянного хранения в муниципальный либо государственный архив (в том случае, когда данная организация входит в число источников комплектования вышеуказанных архивов).
  9. Проверять правильность оформления и формирования архивных дел в источниках комплектования — как в собственных структурных подразделениях, так и в других организациях.
  10. Организовывать работу по ведению деловой номенклатуры предприятия.
  11. Оказывать практическую и методическую помощь по работе с документацией каждому структурному подразделению.
  12. Участвовать в процессе разработки архивного дела и документационного обеспечения управления.
  13. Принимать участие в мероприятиях, проводимых с целью повышения квалификации архивных работников и служащих на должностях, имеющих отношение к документационному обеспечению управления.

  

  Где его разместить

  Рассмотрим теперь, какие же существуют требования к помещению архива. Самое главное из того, что необходимо учитывать, — размещать его ни в коем случае не допускается в строениях ветхого характера, постройках из дерева, зданиях, в которых могут оказаться сырыми не только основные помещения, но и чердаки с подвалами, а также в зданиях, имеющих печное отопление.

  Если же строение в целом приспособлено к хранению бумажной документации, то под архив обязательно предназначается изолированное помещение.

  Если ваша организация в ближайшее время планирует создать свой собственный архив, ниже вы имеете возможность ознакомиться со списком требований, которые необходимо учесть в процессе подготовки. Итак, каковы же основные требования к помещению архива, задача которого — бережно и надежно сохранять всю нужную документацию?

  Список того, что обязано иметься в наличии

  1. Архивохранилище.
  2. Помещение, предназначенное под приём документов, их временное хранение, а также акклиматизацию.
  3. Помещение, в котором документы будут использоваться.
  4. Рабочая комната (или комнаты) для сотрудников.

  

  Когда места не хватает.

  В случае когда площадь помещения архива не дает возможности отведения под него нескольких комнат, выделенное единое пространство должно быть разбито на зоны, разделенные с помощью перегородок. Основное требование, которое обязано строго соблюдаться в данном случае — изолированные друг от друга места хранения документов и работы с ними.

  Отдельное помещение либо специально построенное и приспособленное в качестве хранилища документов здание, используемое в качестве архива, обязано быть удалено от объектов, несущих опасность с точки зрения возможности пожара. В качестве примера таковых можно назвать автостоянки, бензоколонки или гаражи. В непосредственной близости к зданию либо помещению архива не должны находиться объекты, служащие источниками загрязнения воздуха.

  В идеале архивы всегда должны располагаться в отдельном, предназначенном только для этого здании, построенном с соблюдением всех необходимых норм и правил. Но, к сожалению, реальность диктует свои условия, и в большинстве организаций документы хранятся в уже имеющемся помещении, переоборудованном и приспособленном для данных целей.

  Что говорят правила

  Познакомимся с нормативными требованиями к зданиям и помещениям архива. Они таковы:

  1. Здание, где предполагается располагать будущее хранилище, обязано относиться к числу административных. Категорически запрещается размещение архива там, где находятся службы общепита, пищевые склады, хранятся вещества из разряда пожароопасных и агрессивных, а также применяются соответствующие химические технологии.
  2. Исключается размещение его в неотапливаемом помещении и том, где не соблюдаются санитарно-гигиенические требования. О недопустимости ветхости архивного здания уже было сказано выше.
  3. Особенно важно соблюсти пожарные требования к помещению архива. Безопасность его на предмет возможного возгорания — одно из самых основных условий надежного хранения документации. В январе 2009 года Министерство культуры России своим приказом номер 3 утвердило ряд нормативных требований, изложенных в специальных Правилах пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов РФ. При устройстве хранилища документов данный регламент обязан неукоснительно соблюдаться.
  4. Конструкция здания должна гарантировать невозможность его затопления. Помещение обязано иметь запасной выход. Ни в коем случае не допускается прохождение сквозь него магистрального трубопровода (водонесущего или газового).

  

  Возможно ли размещение архива в подвальном помещении?

  Крайне не рекомендуется размещение архивного хранилища в помещении подвала, верхних этажей либо переоборудование в качестве такового чердачного пространства.

  В случае острой необходимости возможны исключения из данного правила. Принимаются они тогда, когда подвал сухой и хорошо отапливаемый, снабжён искусственной вентиляцией, способной обеспечить в течение часа двух- или трехкратный воздухообмен. Архив на верхних этажах или в чердачном помещении возможен лишь при условии обеспечения соответствующего температурно-влажностного режима.

  Очень важны требования к помещению архива относительно устройства электропроводки. Она обязана быть закрытого типа с герметичными штепсельными розетками. Шнуры переносной электрической аппаратуры снабжаются резиновой изоляцией. Нельзя располагать внутри помещения хранилища общих или поэтажных рубильников.

  В качестве строительных материалов для отделки архивных хранилищ выбирают непылящиеся и неагрессивные материалы. Система пожаротушения должна быть укомплектована средствами нейтрального характера, безопасными для документов. Не допускается в хранилище применять огонь, включать нагревательные приборы или размещать посторонние объекты.

  

  Подведем итоги

  После приведения выбранной площади в соответствие всем вышеизложенным требованиям к помещению архива принимается окончательное решение о пригодности или непригодности к использованию. Принять такое решение возможно после проверки санэпидстанцией и государственным пожарным надзором. Архив может быть размещен там, где намечено, лишь после процедуры прохождения подробной экспертизы.

  Цель ее — уточнить огнестойкость помещения и определить соответствующую степень, провести проверку главных конструкций на долговечность, убедиться в прочности перекрытий между этажами в расчёте на потенциальную нагрузку (оборудование для архива и вес хранимой документации), проверить наличие и текущее состояние систем вентиляции и отопления.

  В проведении проверки участвуют как представители самой организации (обычно это работники будущего архива), так и сотрудники всех соответствующих служб — строительных, пожарных, охранных и т. д. Итоги экспертизы находят отражение при составлении заключительного акта.

  III. Требования к зданию и помещениям архива

  

  

  

  3.1. Архив размещается в здании(ях) и (или) отдельных помещениях здания. Основные помещения, предназначенные для хранения, учета, комплектования и использования архивных документов, и вспомогательные (административно-хозяйственного, технического и бытового назначения), должны соответствовать требованиям, установленным главой V Правил, а также общими требованиями безопасности к общественным зданиям и сооружениям 5 .

  Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения здания архива должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение технологий архивных работ, а также оптимальное взаимодействие подразделений архива. К помещениям основного назначения относятся:

  рабочие помещения работников архива;

  помещения для приема и временного хранения, для адаптации архивных документов к новым условиям хранения после их перемещения (акклиматизации);

  помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов;

  помещения для обеспыливания, переплета и реставрации архивных документов;

  помещения для копирования и фотореставрации архивных документов, обработки пленки и проведения технического контроля аудиовизуальных документов;

  помещения для хранения учетных документов;

  читальный зал с участками выдачи дел и справочно-поисковых средств, временным хранилищем (просмотровый зал, комнаты прослушивания фонодокументов) (далее — читальный зал);

  помещения каталогов или при отсутствии специально выделенного помещения — рабочая комната архива;

  помещения для экспонирования архивных документов (выставочный зал).

  3.2. Размещение архива в приспособленном здании (помещениях) допускается только после его обследования (в том числе подвальных и чердачных помещений, работоспособности электросетей, отопительных и вентиляционных систем, прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок) представителями архива, соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела или органа местного самоуправления 6 .

  Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленном под архив здании должны быть изолированы от остальных его помещений.

  Не допускается размещение архива:

  в зданиях, в которых расположены предприятия общественного питания, готовящие горячую пищу, продуктовые магазины и (или) склады, организации, хранящие и (или) применяющие пожароопасные и агрессивные химические вещества;

  в ветхих строениях, деревянных постройках, помещениях с относительной влажностью воздуха более 55% и с печным отоплением;

  в подвалах и помещениях, расположенных ниже уровня поверхности земли, за исключением хранилищ (помещений), обеспечивающих защиту от проникновения в них грунтовых, талых и паводковых вод.

  3.3. Архивохранилище должно:

  быть отделено от других помещений архива огнеупорными стенами и перекрытиями;

  быть удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов;

  иметь высоту не менее 2,2 м от пола до нижней части выступающих конструкций перекрытия потолка;

  иметь покрытие стен, полов, потолков, оборудования и средств хранения архивных документов, не собирающих пыль и не выделяющих агрессивные химические вещества;

  иметь беспрепятственные выходы к лифтам и лестничным клеткам;

  не иметь внутри распределительных щитов, предохранителей и отключающих рубильников, труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды.

  3.4. Не допускается хранение фонодокументов, видеодокументов и электронных документов на физически обособленных носителях с магнитным рабочим слоем в архивохранилище с постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400 а/м.

  Реферат: Нормативные требования к зданиям и помещениям архива

  Архивы — те незаменимые вполне реальные нити (от паутинки до корабельного каната), которые связывают день сегодняшний с ушедшим. Хорошо организованные и правильно комплектуемые они — условие нашего «нового знания о прошлом», которое современная наука способна значительно обогатить и уточнить.

  Сложнейшая жизнедеятельность общества и государства, их кардинальные и сиюминутные потребности вызвали к жизни максимально развитые системы государственной архивной службы: систему открытости, без которой (без преувеличения) современные общественно-экономические и общественно-политические системы не могли бы существовать, и не менее грандиозные структуры закрытых фондов — этакие «архивные гулаги». Kогда они, в основном, пали, и общество, быть может, впервые в такой степени получило возможность увидеть и достаточно объективно переосмыслить свою недавнюю историю, архивоведение в нашей стране оказалось на одном из самых благоприятных этапов развития. Возникший взрыв интереса общества и личности к своему прошлому, стремление к исторической и культурной самоидентификации регионов и другие процессы сделали именно архивоведение сегодня максимально востребованным.

  Архивоведение в XXI в., несомненно, стало самостоятельной, касающейся всех и каждого, сферой практической и научной деятельности, занимающей принципиально важное место в системе современных научных дисциплин и в общественной жизни.

  1. Фондирование документов: определение фондовой принадлежности документов

  Фондирование документов – распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям. Оно производится непосредственно в архиве. В ходе фондирования уточняют фондовую принадлежность документов, формируют фонд, определяют хронологические границы фонда и документов фонда.

  В основе фондирования находится и изучение самих документов – входящих, внутренних, исходящих.

  Фондовая принадлежность входящих документов определяется по их получателю, его пометам и резолюциям, штампу регистрации. Внутренние документы определяются по названию учреждения, где они были созданы, подписям должностных лиц.

  Исходящие документы фондируются по учреждению, откуда они вышли, регистрационному штампу, содержанию, делопроизводственному номеру. Фондообразователем внутренних и исходящих документов является их автор, а входящих – адресат.

  При фондировании документов необходимо соблюдать следующие правила:

  1) Дела относятся к тому году, когда они начаты делопроизводством или в котором они поступили в организацию для продолжения делопроизводством.

  2) Планы, сметы, документы к ним относятся к тому году, на который они составлены.

  3) Перспективные планы относятся к начальному году, на который они составлены.

  4) Отчёты по перспективным планам относятся к последнему году отчётного периода.

  5) Дела, начатые в одной структуре и переданные в другую структуру, относятся ко второй структуре, где они были завершены.

  6) В пределах года дела располагаются по значимости структурных подразделений организаций.

  7) В случае ряда дел с одинаковой датой их начала первыми помещаются дела с наиболее ранней датой из завершения.

  8) Внутренние документы относятся к фонду организации – составителя.

  9) Каждому архивному фонду присваивается название и номер.

  10) При хронологическом размещении дел первыми помещаются дела, имеющие число месяц год, затем дела, имеющие только год.

  Фонд может быть систематизирован на следующей основе:

  1) Хронологически структурной – дела группируются по хронологии, а внутри её – по структуре.

  2) Структурно-хронологической – дела группируются по структуре, а внутри её – по хронологии.

  3) Хронологически – функциональной – дела группируются по хронологии, а внутри её по функциям организации.

  4) Функционально – хронологической – дела группируются по функциям организации, а внутри их – по хронологии.

  Фонды личного происхождения систематизируются по следующей схеме:

  1) Творческие документы;

  2) Письма фондообразователя;

  3) Письма фондообразователю;

  4) Документы к биографии фондообразователя;

  5) Документы имущественно – хозяйственного и бытового характера;

  6) Документы членов семьи фондообразователя и др. лиц, отложившихся в фонде;

  Хронологическими границами архивного фонда являются:

  1) Организации – даты образования и ликвидации.

  2) Объединённого фонда – даты образования наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней из вошедших организаций.

  3) Личного происхождения – даты рождения и смерти физического лица, членов семьи или рода.

  4) Коллекции – даты самого раннего и самого позднего документа.

  При формировании фондов необходимо учитывать делопроизводственную номенклатуру дел, являющуюся основой как делопроизводства, так и формирования первоначально ведомственных, а через них и государственных архивов.

  2. Нормативные требования к зданиям и помещениям архива.

  Архив размещается в специально построенном(ых) или приспособленном(ых) для хранения архивных документов здании(ях) или отдельных помещениях здания, удаленном(ых)от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль и т.п.). Пригодность месторасположения архива определяется с учетом заключений службы пожарной охраны и санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха.

  Строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными правовыми актами, содержащими требования к объектам технического регулирования и проектной документацией, согласованной с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.

  Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений.

  Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива. К помещениям основного назначения относятся:

  2) рабочие помещения работников архива;

  3) помещения для приема и временного хранения, акклиматизации архивных документов;

  4) помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов;

  5) помещения для обеспыливания, переплета и реставрации архивных документов;

  6) помещения для копирования и реставрации архивных документов (микро-, ксеро-, фотокопирования, фотореставрации и т.п.), обработки пленки и проведения технического контроля аудиовизуальных документов;

  7) помещения для хранения учетных документов;

  8) комплекс читального зала (с участками выдачи дел и справочно-поисковых средств, временным хранилищем)

  9) научно-справочная библиотека;

  10) методический кабинет;

  11) выставочный зал.

  Размещение архива в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза устанавливает степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архива, пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется акт.

  Не допускается размещение архива в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.

  Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

  Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет весь порядок организации архивного хранения документов. Ключевым моментом в его реализации является разработка, принятие и внедрение подзаконных нормативных правовых актов, и в первую очередь единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. В них не только сконцентрированы действующие нормативы и методики по всем основным направлениям архивной работы, но и отражены накопленные архивистами опыт и достижения современных технологий.

  1) Алексеева Е.В. Архивоведение. Учебник. М., 2006

  2) Афанасьева Л.П. Учебник по архивоведению. М., 2007

  3) Булюлина Е.В. Архивоведение. Учебно-методическое пособие. Волгоград, 2001

  4) Голиков А.Г. Архивоведение. Учебник для вузов. М., 2008

  5) Жукова М.П. Экспертиза ценности и комплектование госархивов управленческими документами (теоретико-методический аспект) // Отечественные архивы. — 2005. — № 6

  6) Малышева С.Ю.Основы архивоведения. Казань, 2002

  7) Тельчаров А.Д. Архивоведение. Конспект лекций. М., 2005

  8) Ульянина Е.А. Учебник по архивоведению. М., 2007

  9) Якименко А.С. Архивоведение. Учебник. М., 2007.